كيفية كتابة تقرير نموذج لكتابة تقرير (شرح كامل)
يتضمن التقرير الجيد عادةً تقديم التحقيق الخاص بك وتحليل المعلومات ، حيث تقدم مقترحات وتوصي باتخاذ إجراءات. يجب أن يكون قصيرًا وحادًا ومكتوبًا بإيجاز لجمهور وهدف محددين. إنها بالفعل ورقة وقائعية وتحتاج إلى الوضوح والبنية الجيدة.
لذلك ، يجب أن تكون كتابة التقرير على مراحل وعلى الرغم من العديد من أنواع التقارير المختلفة - بما في ذلك التقارير التجارية والأكاديمية والعلمية والبحثية - فإن الخطوات الأساسية لكتابة التقرير هي نفسها. هناك عدد من خدمات الكتابة التي ستعمل على صياغة التقرير الأكثر فعالية بالنسبة لك ، ومع ذلك ، إذا اخترت القيام بذلك بنفسك ، فيجب أن تعرف المراحل التي تدخل في كتابة التقرير.
1. تعرف علي الغرض من كتابة التقرير
سيساعدك وجود فهم واضح للغرض من تقريرك على ضبط أسلوبك وتوجيه بحثك وتحقيق هدفك في النهاية. لتطوير فهم سليم لتقريرك وقبل أن تبدأ البحث ، ضع في اعتبارك الأسئلة التالية:
- ما هو المطلوب من التقرير؟
- ما المطلوب؟ ضع في اعتبارك النتائج
- ؟ من هو جمهورك المستهدف
- متى أحتاج إلى القيام بذلك؟
على نحو فعال ، يجب أن تفهم سبب كتابتك للتقرير وماذا ستكون نتيجتك - سواء كان ذلك للتحقيق في مبيعات الشركة وتقديم مقترحات لتحسينها ، أو إذا كنت تبحث عن تأثيرات تغير المناخ وتقدم توصيات لتقليل ذلك. كالتأثيرات.
سيساعدك فهم هدفك ومعرفة جمهورك في توجيه بحثك. على سبيل المثال ، إذا كان جمهورك المستهدف في الغالب من الآباء ، فقد يطلب المرء معلومات من مجموعات الأبوة عبر الإنترنت. إذا كانت طبيعة التقرير تستند إلى حسابات تاريخية ، فمن المحتمل أن يبدأ البحث في المكتبات ودور المحفوظات الوطنية.
ببساطة ، معرفة الغرض الخاص بك هو التخطيط المسبق لتقريرك.
2. أكد المنهجية الخاصة بك
ستحدد منهجيتك بدقة كيفية جمع وتنظيم وتحليل المعلومات الخاصة بك لتشكيل تقريرك. في ورقة بحثية ، تسمح المنهجية للقارئ بتقييم مصداقية التقرير وموثوقيته بشكل عام. في حالات أخرى ، مثل تقارير الأعمال ، يسمح قسم المنهجية لك ولقرائك ببساطة بفهم كيفية تنظيم المعلومات وكيف توصلت إلى استنتاجاتك.
ستتضمن التقارير الأكثر شمولاً ، اعتمادًا على طبيعتها ، قسمًا يحدد الطريقة التي تستخدمها. سواء قمت بتضمين هذه المعلومات في التقرير أم لا ، لا يزال يتعين عليك الإجابة على الأسئلة التالية. عند كتابة تقريرك ، لاحظ أنه يجب كتابة قسم المنهجية بصيغة الماضي.
- نوع البحث الذي أجريته (نوعي أو كمي)
- كيف جمعت المعلومات (البيانات الأولية أو الثانوية)
- كيف قمت بتحليل بياناتك
- الأدوات والمواد المستخدمة في البحث
- لاحظ الأساس المنطقي لاستخدام هذه الطرق
ستساعدك الإجابة على هذه الأسئلة في صياغة قسم المنهجية في تقريرك - والذي بدوره سيحدد الخطوات التي اتخذتها في بحثك. إنها طريقة جيدة لجمع مواردك والتأكد من وصولك إلى جميع المعلومات التي تحتاجها. بمجرد معرفة المعلومات التي تحتاجها ، فكر في المكان الذي ستجدها فيه.
من الواضح أن هذا القسم من تقريرك يبرر بعض التخطيط الاستراتيجي إنه جزء مهم لا ينبغي إغفاله. الغرض من منهجيتك ذو شقين - فهو يبقيك على المسار الصحيح ويوفر الوضوح والصلاحية لقرائك.
3. البحث
يمكن القول إنها العملية الأكثر أهمية وإثارة للاهتمام في كتابة التقارير ، والتي تختلف وفقًا لغرضك ومنهجيتك (كما هو موضح في القسمين 1 و 2 من الدليل). لكي يصمد أي تقرير أمام اختبار التدقيق ، يجب أن يكون متعمقًا ودقيقًا من الناحية الواقعية وذات صلة.
هل سيكون عليك القيام ببعض القراءة الخلفية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فكر في مصادرك. هل لديك حق الوصول إلى المستندات والمقالات التي تحتاجها؟ فكر في الاتصال بالمكتبة للحصول على المساعدة ، أو الخوض في مصادر أكثر تعقيدًا مثل الأرشيفات أو المكتبات الوطنية. هل ستقوم بمراقبة أو إجراء مقابلات أو مسح للناس؟ تذكر أن تحصل على حقوق القيام بذلك وأن تكون واضحًا بشأن أخلاقياتك.
ضع سؤال البحث في الاعتبار وكن مبدعًا في مصادرك.
4. هيكلة تقريرك
عادة ، يجب أن يكون الهيكل الأكثر شيوعًا للتقرير على النحو التالي ويتم تعديله عند الضرورة:
- صفحة عنوان الكتاب
- الملخص
- صفحة المحتوى
- مقدمة
- المنهجية أو الإجراء
- النتائج والمناقشة والتوصيات
- استنتاج
- مراجع
- الملاحق
تتبع جميع التقارير بشكل عام هيكلًا مشابهًا ولكن قد تختلف بعض التفاصيل. نظم تقريرك حسب نوع التقرير الذي تكتبه. التقارير البحثية وتقارير الأعمال والتقارير الأكاديمية والتقارير الاستقصائية جميعها لها معاييرها الخاصة عندما يتعلق الأمر بالتخطيط والمحتوى والهيكل.
غالبًا ما تكون البيانات والإحصاءات عنصرًا حاسمًا في معظم تقارير الأعمال نظرًا لوحدات القياس والمقاييس التي غالبًا ما تتم مقارنتها والتنبؤ بها. لا تفيد هيكلة الجداول والرسوم البيانية والمخططات كمرئيات القارئ إلا عندما تكون واضحة ومفسرة. على هذا النحو ، يجب تقسيم تقارير الأعمال إلى أقسام وفقًا لذلك لتجنب التعقيد المفرط للمحتوى وإرباك القراء.
يمكن أن تختلف هيكلة التقرير وفقًا لمدى شكليته. غالبًا ما يكون للتقارير في العلوم الإنسانية والفنون والعلوم الاجتماعية مجال أكبر للإبداع. على سبيل المثال ، يمكن للتقرير الذي يستكشف اتجاه الموضة البانك في العقد القادم ، والذي سيتم نشره على مدونة شخصية ، أن يلقي بمعظم الإجراءات الشكلية ويتعين عليه ذلك. يوضح مبدأ تحسين محركات البحث الأساسي أن المحتوى المثير للاهتمام يجذب القراء ويوجه حركة المرور إلى المدونة. كن مبدعًا مع العناصر المرئية والخط والبنية والعناوين.
5. مشروع واحد
هنا حيث تبدأ المتعة حقًا. مع تسليم خطتك وأبحاثك - حان الوقت للبدء في تجميعها معًا لتشكيل نقاطك وتوضيح أدلتك وتقديم مقترحاتك. باتباع الهيكل الأكثر ملاءمة لاحتياجات تقريرك الخاص ، ابدأ في كتابته.
المحتوى المكتوب الفعلي للتقرير هو مفتاح نجاحه. يمكن أن تساعد أدوات الكتابة عبر الإنترنت في زيادة جودة عملك المكتوب. استخدم Grammarly لسهولة تثبيت writers-mate الذي يعمل في خلفية المستند الخاص بك حتى يلتقط الأخطاء الإملائية والأخطاء النحوية فور حدوثها (هذا طبعاً أذا كنت تقوم بكتابة تقرير باللغة الأنجليزية).
سيكون لمعظم التقارير عدد كلمات محدد مسبقًا. أدوات مفيدة مثل Wordcounter تعمل بالضبط كما يوحي الاسم. كما يقوم بحساب الأحرف والجمل والفقرات. في حين أن هذه ليست سوى مسودة واحدة ، مما يعني أنه سيكون لديك فرصة أخرى لتلبية عدد كلماتك ؛ يساعد على تتبع الكلمات خلال العملية برمتها. لا تريد أي مفاجآت تستغرق وقتًا طويلاً عندما يتعلق الأمر بالتعديل لاحقًا.
معظم الأشخاص الذين جلسوا أمام جهاز كمبيوتر في محاولة لكتابة أي شيء تقريبًا سيكونون على دراية بمنع الكاتب - وغالبًا ما يؤدي ذلك إلى التسويف. غالبًا ما يؤدي هذا إلى قضاء ساعات لا حصر لها على Pinterest في تأخير تاريخ انتهاء التقرير لحسن الحظ ، يقدم Google Chrome إضافة للمتصفح يساعدك في ذلك. يسمح StayFocused للمستخدمين بتعطيل تحمير الويب مؤقتًا - مما يسمح لك بالتركيز على كتابة تقريرك. يمكنك حظر تصفح الويب جميعًا معًا أو السماح بالوصول إلى بعض مواقع الويب والأدوات الرقمية (مثل أدوات الكتابة الأساسية). إذا كانت الألعاب هي نقطة ضعفك ، فيمكنك تخصيص StayFocused لحظر أنواع معينة من محتوى الصفحة مثل الألعاب ومقاطع الفيديو.
6. أعد كتابة تقريرك
قبل أن تتمكن من أعتبار أن تقريرك "قد انتهى" بوقت طويل ، حان الوقت لإعادة كتابته. عندما تقرأ مسودتك الأولى ، سترى بالتأكيد سبب ضرورة إعادة الكتابة. من إعادة هيكلة الجمل واستبدال الكلمات لإعادة هيكلة الفقرات والأقسام واستبدال الأفكار. في بعض الأحيان ، كل ما يتطلبه الأمر هو رؤية المنتج النهائي لملاحظة ما تحتاج إلى تغييره.
هناك بعض الأدوات المفيدة عبر الإنترنت لاستخدامها عند إعادة كتابة تقرير - أو أي نوع من المحتوى لهذه المسألة. عندما تبدأ في قراءة المحتوى الخاص بك وإعادة كتابته ، ستجد على الأرجح أن لديك العديد من الكلمات المفضلة. عندما يتعلق الأمر بتكرار الكلمات ، لا يتطلب الأمر الكثير من القراء لبدء عدها وإهمال الرسالة في تقريرك.
بعد قراءة مسودتك الأولى ، قد تجد نقاطًا يمكن التوسع فيها ، أو ربما تحتاج إلى آراء ذات صلة لتوجيهك في الاتجاه الصحيح. انتقل إلى منتديات المناقشة عبر الإنترنت مثل Reddit و Quora للحصول على نظرة ثاقبة لما يقوله الآخرون حول موضوعك. يمكن أن يوفر لك هذا ما تحتاجه أو يثير الإلهام لمواصلة البحث.
لا تقتصر عملية إعادة الكتابة على مرة واحدة فقط. بمجرد حصولك على المسودة الثانية - اقرأها لتحديد ما إذا كانت بحاجة إلى أي تغييرات هيكلية كبيرة - في هذه الحالة ، يجب إعادة كتابتها مرة أخرى. أكمل العملية حتى تصبح راضيًا عن هيكل وشكل تقريرك.
7. تدقيق تقريرك
بالنسبة لأي شخص درس في الكتابة أو كتب أي شيء بنفسه - ستعرف أن هناك بعض الاختلافات الجوهرية بين التحرير والتدقيق اللغوي. تدور عملية التحرير حول التقاط الأشياء التي تحتاج إلى تغيير. فقط عندما تكتمل عملية التحرير وعندما تكون راضيًا عن هيكل المحتوى الخاص بك ، يجب أن تنتقل إلى المراحل النهائية من التدقيق اللغوي.
التدقيق اللغوي هو في النهاية عملية تدقيق عملك. يجب أن تكون قد اكتشفت أي أخطاء كبيرة في عملية التحرير ، لذا فهذه فرصة للكاتب لقراءة نسخة كاملة من تقريره لأول مرة.
ابحث عن كثب عن أي أخطاء إملائية بسيطة أو نحوية للحصول على لمسة نهائية مصقولة. نظرًا لأنه من الأسهل دائمًا العثور على عيوب في كتابة الأشخاص الآخرين ، فقد حان الوقت الآن لجلب عينين ثاني وثالث ورابع لتصحيح تقريرك. على الرغم من حقيقة أن المحتوى الخاص بك قد تم فحصه بواسطة أدوات عبر الإنترنت مثل Grammarly و Hemmingway - لا شيء مقارنة بقدرات الفحص للعين البشرية.
8. قائمة التحقق
لا يوجد أبدًا وقت مناسب للإعلان رسميًا عن أي جزء من الكتابة "مكتمل". ولكن يجب أن يأتي وقت تقوم فيه بتشغيل قائمة مراجعة التقرير الخاصة بك وتوقيعه أو نشره أو مشاركته مع جمهورك. ها هو:
- هل فعلت ما خططت لفعله؟ إذا قمت بتحويل المسار ، هل قمت بالعودة؟
- هل تم تضمين جميع الأقسام المطلوبة وبالترتيب المقابل مع صفحة المحتوى؟
- هل جميع المعلومات دقيقة ومدققة في الحقائق مع عدم وجود ثغرات في المعلومات؟
- هل المعلومات الواردة في النتائج والأدلة تدعم استنتاجاتك وتوصياتك - إذا لم يكن الأمر كذلك ، فهل هذا موضح؟
- هل تم شرح وفهرسة جميع المصطلحات والرموز والاختصارات؟
- هل جميع المخططات والجداول والرسوم البيانية والرسوم التوضيحية مرقمة وموسومة؟
- هل تنسيق تقريرك صحيح ومتسق طوال الوقت ، بما في ذلك العناوين وأرقام الصفحات؟
- هل أنت راضٍ عن قراءة التقرير بشكل جيد؟
مهما كان التقرير الذي تكتبه ، من الضروري أن تتذكر أن هدفك هو تقديم سؤال بحثي تم تنفيذه بشكل مثالي ، مع النتائج والاستنتاجات والتوصيات. في كثير من الحالات ، تهدف التقارير إلى إحداث فرق - وأفضلها يأتي من بحث متعمق وموثوق. بمجرد الانتهاء من ذلك ، كل ما تبقى هو هيكلة وكتابة تقريرك. مع وجود العشرات من الأدوات عبر الإنترنت لمساعدتك خلال العملية ، لا يوجد شيء مفقود من ترسانة أدوات الكتابة الخاصة بك وإمكانياتها لمنعك من كتابة التقرير الأكثر فاعلية - ولا حتى رغبتك في المماطلة ، وذلك بفضل StayFocused.
